PTP – przydzielanie faktur

Przed wdrożeniem automatyzacji, przydzielanie faktur pracownikom działu zobowiązań i kosztów odbywało się manualnie w oparciu o doświadczenie Lidera Zespołu i jego znajomość grafików poszczególnych osób. W niektórych przypadkach subiektywny podział zadań mógł obniżać motywację członków zespołu lub negatywnie wpływać na ich zaangażowanie. W przypadku nieobecności Lidera proces stawał się chaotyczny.

Rozdzielanie faktur odbywało się na spotkaniach zespołowych, co zwiększało ryzyko nieporozumień i możliwości pominięcia niektórych faktur.

W efekcie, proces stawał się czasochłonny i zakładał zbyt wiele scenariuszy dystrybucji.

Korzystając z systemu ERP, Archee dwa razy dziennie dystrybuuje przychodzące faktury, odciążając trzech Liderów. Robot loguje się do systemu, tworzy raport nieprzypisanych faktur i rozdziela je między odpowiednimi pracownikami działu zobowiązań i kosztów, na podstawie ustalonego scenariusza dystrybucji. Za pośrednictwem poczty elektronicznej informuje każdego pracownika o przydzielonych zadaniach.

Wszystkie scenariusze oparte są na kodach firmy, numerze dostawcy, danych pracownika, preferowanym kodzie firmy lub dostawcy. Faktury mogą być dzielone równo między wszystkich pracowników lub zgodnie z określoną proporcją. Scenariusze dystrybucji mogą być elastycznie dostosowywane przez użytkowników.