ITC – potwierdzanie zgodności

Przed wprowadzeniem automatyzacji, raporty pobrane z systemu ERP przez Księgowego były porównywane ze skanowaną / elektroniczną wersją polecenia przelewu. Kryteriami sprawdzania były numery referencyjne i kwoty, jednak z uwagi na porównywane ręcznie, prawdopodobieństwo popełnienia błędu było duże, a czas potrzebny do wykonania tych czynności zdecydowanie zbyt długi.

W trakcie tego procesu każdy element, który zgadzał się na obu dokumentach był pojedynczo usuwany. Wszystkie dane, które okazywały się niezgodne, były kodowane zgodnie z odpowiednim scenariuszem.

W rezultacie był to bardzo złożony proces podatny na błędy. Dodatkowo, ze względu na transakcyjny charakter procesu i wysoki priorytet, ryzyko dla firmy było bardzo duże.

Po wprowadzeniu automatyzacji, Archee obsługuje wiele scenariuszy rozliczeń w zależności od metody płatności (np. Przelew bankowy, czek) lub sposobu wystawienia faktury (np. EDI).

Księgowy przesyła do robota polecenia przelewu, podaje kod firmy i numer klienta. Następnie Archee loguje się do systemu ERP, pobiera dane dla wskazanych kont klientów, porównuje kwoty z systemu ERP oraz przekazów pieniężnych i dopasowuje je. Robot przygotowuje raport dla Księgowego z dopasowanymi statusami i wskazówkami dotyczącymi usuwania niedopasowanych pozycji.

Księgowy może wprowadzać zmiany do dowolnej pozycji i zatwierdzać je. Robot zaloguje się ponownie do systemu ERP i wprowadzi zmiany do odpowiedniej transakcji.